整理・整頓を習慣に

整理・整頓に清掃を加えると３S。さらに、清潔を加えて4S、さらにさらに躾を加えて5S…製造業・サービス業などの職場環境の維持改善でよく用いられているスローガンですね。
ＩＴも例外ではありませんが、私は整理・整頓だけでも良いと思います。
・整理は「いるもの」と「いらないもの」に分け後者は捨て
・整頓は「必要なもの」を「必要なとき」に取り出せるように
することですね。
でも、あなたのパソコンのデスクトップを見直してみましょう。整理が大事かもしれませんね。ライブラリやDropboxのフォルダを見直してみましょう。整頓も少ししないといけないかもですね。
では、団体の事務所や書棚、机や引き出しはどうでしょうか？ 実の処、バックオフィスの書類等は整理・整頓。特に廃棄期限などは理屈だけで押し通せない部分もあるかと思います。でも団体のＩＴ環境の整理・整頓は案外簡単です。何故なら、多くのシステムはハードもソフトも数年で廃棄せざるを得なくなったり、大きな見直しをしたりせざるを得なくなってきますから。
ただ、私が携わってきたいくつかの団体ではそこで躓いてもおられます。「何がどうなってるのか判らないので、入れ替えや修復ができない」といった事態です。その為には、システム構築時にきちんとした書類を作っておき、それを維持・保管することが大事です。そういうことを気にしない業者さんや、ボランティアさんがいたら、ＩＴスキルは別としてバックオフィス書類の大事さを知っている「あなた」が指摘してあげましょう。相手の方も、きっと後日にその大事さに気づいていただけると思います。
あっ、そういえばパソコンの画面やキーボードはキレイですか？ その意味では清掃を入れて「３S」にしても良いかもですね。