ブログサイト、ＳＮＳサイトと続いて、次にＷｅｂサイトに行く前に今回はメールについて少し考えてみます。
最近では、メールに加えて携帯電話のSMS（ショート・メッセージ・サービス）や、ＳＮＳ等のメッセージも今やメールと同じような使われ方をしています。
ここでは団体からの情報発信手段としてのメールに絞ってみると、多くの場合は複数人に対する一斉配信や、ある事象に対する自動発信メールなどでいろいろなやり方があって悩まれることが多いように感じています。
例えば下記のようなケースです。
・ メールマガジン
・ メーリングリスト
・ アンケート等の依頼、イベント案内等の一括送信メール
・ 各種申し込みに対するお礼メール
これらは、「こんな時はコレ」という定番パターンやサービスが無いのも、悩みのタネと一因かもしれません。
メールマガジンは、団体の情報をプッシュ方式で一斉配信できるサービスで多くの団体が使われています。もっともシンプル・少量なケースだと、普通のメールソフトから、複数人を「BCC」欄に指定した上で、「BCCにて失礼します」などの断りを入れた上で配信するだけでも良いかもしれません。メールサーバーを自分で構築・運用されているケースや、Google Groupやsalesforce等を活用されている場合だと、それを利用して配信されているかもしれません。
メールは、実は処理をするサーバーにとって結構重い処理なので、大量処理専門にするメールマガジン専門会社も多数存在しています。ただ、利用に当たっては少し高価なのが難点です。
メーリングリストは、参加者相互にメールで情報交換できる点がメルマガとは異なるだけで共通点は多くあります。
メールサーバーを自分で構築・運用されているケースや、Google Groupを活用されている場合、フリーのメーリングリストサービスを利用されている場合が、その殆どかと思われます。
ただ、最近はウィルスメール対策やクレーマーへの対処などから、団体として積極的に活用されているケースは少ないかな？と感じています。
メルマガ・メーリングリストに共通する留意点は、申し込みと配信停止の処理が大事となる。専門業者等で最初から用意されている場合を除き、そのためのWebページを作って維持したり、リスト化する等の後方事務作業の手順化が必要となります。
また、ブログの運用で記載したのと同様に、下記を回していく工夫も大事です。
- 運用体制（製作、校正、効果測定等）
- 投稿サイクルの確定と投稿ルール
- 投稿（文章、写真・動画加工）
- 効果の測定
- 定期的な見直し検討
アンケート依頼等、一括送信メールは顧客データベース（Excel・salesforce等）から、一定条件でフィルタしたメールアドレスを用いて、メルマガ・BCCなどで設定して送るのが一般的です。
salesforceをお使いの場合だと、個人宛の一斉送信機能を使って送ることもできます。
お礼メールは、殆どの場合申し込み処理の「オマケ」として持っている場合が多いので、これを積極活用していきましょう。Google Formによる申し込みやアンケート、Wordpressのお問い合わせプラグイン、salesforceのWeb to リード機能などが、その代表格です。
少し設定を面倒に感じられるかもしれませんが、申し込み手続きってどれも利用者から見ても面倒なものです。手続き頂いた方へこの方法で、感謝を伝えるのは大事ではと思いますので活用ください。
いろいろ述べてきましたが、メールサービスをどのように活用していくかは、様々で王道も定番パターンもありません。例えば、最初の一歩はあなた自身のメールボックスに自然と溜まってきている、同種のメールを改めて眺めてなおして見るのも一つの手です。ひょっとしたら、自団体での活用ヒントが隠されているかもしれません。
SNSがここまで普及してきても、メールはまだまだ大事な役割を持っています。
たまにはメールシステムも見直ししてみましょう！
